Por Akhil Sahai, director de productos, Kanverse
El fraude cuesta a las empresas alrededor del 5% de los ingresos anuales, el Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) señaló en un informe reciente. Los estafadores miran el departamento de cuentas por pagar (AP) y ven signos de dólar porque normalmente hay controles deficientes para prevenir ataques. Debido a que esta función comercial procesa los pagos, está completamente abierta a los malos actores.
El fraude de AP se divide en algunos patrones típicos, que examinaremos a continuación. La buena noticia es que hay pasos que las organizaciones pueden tomar para reducir el riesgo de que esto suceda.
Proveedores que no existen
La mayoría de las empresas realizan negocios con un grupo estable de proveedores y vendedores. Realizan compras de rutina y los pagos a menudo se aprueban previamente sin mucha inspección ni escrutinio. Pero las empresas falsas pueden imitar a los proveedores reales y enviar facturas falsas, y esta facturación falsa puede ser difícil de detectar. También es costoso: puede costar $ 100,000 por instancia, según AC.
Las amenazas de este tipo también pueden provenir de adentro. Es posible que un empleado cree proveedores falsos y envíe facturas falsas. Un ejemplo de esto es una mujer de Oregón que malversó millones de dólares de su empresa durante casi 15 años.
Facturas por bienes que no existen
De manera similar, los estafadores pueden colaborar con los empleados para crear solicitudes de pago por bienes/servicios que la empresa no recibió y luego quedarse con el pago procesado. Eso es lo que le sucedió a un ex empleado de Honda en Ohio, quien defraudó a la compañía por $750,000.
cobrando por nada
A veces, un proveedor agrega intencionalmente nuevas líneas de pedido para inflar el monto adeudado. Cuando un proceso de cuentas por pagar se realiza manualmente y experimenta un aumento en el volumen de facturas, estos elementos de línea agregados incorrectamente pueden pasar desapercibidos. Y eso da como resultado que la empresa sea sobrefacturada.
A veces, numerosos pagos de proveedores se procesan en función de la misma factura, lo que puede suceder cuando hay más de dos copias de la misma factura flotando dentro del sistema y un miembro del equipo de AP (sin darse cuenta) inicia el pago de todas las copias. Puede ocurrir por varias razones, que van desde un simple error hasta una intención maliciosa. Independientemente de la causalidad, puede tener un impacto negativo en la empresa.
Lucha contra el fraude con la automatización
Una tendencia desafortunada es la rápida aparición de nuevas formas de estafar a los departamentos de AP. Afortunadamente, con los avances en las tecnologías impulsadas por IA, las empresas pueden desarrollar estrategias preventivas y mitigar los riesgos. La automatización y AI/ML pueden abordar el fraude con varias funciones clave. Éstas incluyen:
Automatización del flujo de trabajo de aprobación
La automatización garantiza el cumplimiento al dejar un rastro digital de las acciones realizadas en cada etapa. Las aprobaciones automatizadas reducen los procesos de aprobación manual que consumen mucho tiempo. La capacitación y la generación de conciencia pueden ayudar a frustrar cualquier intento malicioso.
Automatización de la revisión de facturas impulsada por IA
Es necesario hacer coincidir los documentos clave generados en las etapas de adquisición para desarrollar una protección esencial contra el fraude de cuentas por pagar. Incluye hacer coincidir la información de los artículos de la factura con los detalles de la orden de compra, revisar los recibos para garantizar que se hayan entregado los bienes y servicios y, a menudo, implica escanear otras comunicaciones con el proveedor. Puede tomar días cuando se hace manualmente, pero con la implementación de la automatización impulsada por IA, todo el ciclo de reconciliación puede ocurrir en minutos.
Supervisión y seguimiento de la mala intención de los empleados
Los iniciados que cometen fraude AP tienden a trabajar solos o en pequeños grupos después de obtener información estratégica sobre las operaciones. El uso de sistemas tecnológicos que pueden rastrear y monitorear los compromisos de los empleados en tiempo real puede frustrar el comportamiento y la intención maliciosos gracias a capacidades como la detección de anomalías. La capacitación de los empleados en esta área también es importante para aumentar la conciencia. Crear un programa de fidelización también puede ayudar a trazar un rumbo hacia acciones éticas.
Hacer cumplir el cumplimiento con las soluciones digitales
Las organizaciones pueden reducir el fraude de cuentas por pagar digitalizando todo el flujo de trabajo de procesamiento de facturas. La digitalización calibra las acciones con sellos de tiempo, que luego se pueden usar para realizar auditorías del sistema. Dichos sistemas se pueden diseñar para generar informes automatizados, donde se pueden monitorear las actividades de los empleados y se pueden identificar áreas de mejora posteriores. Además, las alertas en tiempo real brindan a los administradores información integral sobre las operaciones del proceso.
Creación de capacidad de coincidencia de proveedores
Cada vez es más importante detectar las facturas generadas por empresas falsas en sus etapas iniciales, antes de que se produzcan daños. La detección se puede realizar a través de la tecnología de coincidencia aproximada, en la que el sistema escanea múltiples repositorios, busca en la base de datos de proveedores existente y verifica varios documentos para detectar falsificaciones.
Soluciones modernas a un viejo problema
En términos de fraude, donde hay voluntad, hay una manera. Tanto los de adentro como los de afuera con la intención de robarte seguirán ideando nuevas formas de hacerlo. Pero las empresas pueden sentirse tranquilas al saber que ML y la automatización están a la altura de la tarea de erradicar el fraude. Agregar estas tecnologías a su departamento de AP ayudará a descubrir y prevenir el fraude. El equipo de AP puede pasar a tareas menos mundanas y más centradas en el negocio, y su organización ahorrará dinero y molestias.